¿El control de tiempos como herramienta de gestión del estrés?

— Pero, ¿de qué me estás hablando? No será de la “hoja de tiempos” o sus acrónimos en inglés (TS, TL), ¿no?

— Pues sí, justo de esa herramienta que tanto se usa en empresas donde la unidad básica de gestión son los proyectos y la de medida la hora “utilizada” en ellos. Muchos de nosotros nos enfrentamos con la tarea de explicitar semanalmente a qué hemos estado dedicando nuestro tiempo. Con ello cubrimos uno de los dos grandes objetivos de este tipo de herramientas de control de tiempos: realizar una imputación de costes a los proyectos en curso. Y el área de Control de Gestión, nos lo agradece infinitamente. Con los datos que obtienen pueden tomar decisiones sobre cómo mejorar la rentabilidad identificando desviaciones, corrigiendo imputaciones y trasladando mejores prácticas.

— Ya. ¿Y es fácil hacer que la gente rellene la “hoja de tiempos”?

— Hombre, no siempre. De hecho en mi empresa, si no la rellenas, no te abonan la hoja de gastos mensual. Desde que se puso en marcha esa política mejoró notablemente porque antes había que estar persiguiendo a la gente desde un par de semanas antes de que acabase el mes.

En general, cuando alguien no usa algo es porque no le ve utilidad. La utilidad de esta herramienta para la empresa es evidente como hemos visto hace un momento, pero para algunas personas no debe de serlo tanto. ¿Cómo se puede modificar la imagen de que sea algo más que una carga burocrática?

Actualmente, estamos desarrollando con el Grupo de Investigación de Organizaciones Sostenibles (GIOS) del Departamento de Ingeniería de Organización, Administración de Empresas y Estadística de la Escuela Técnica Superior de Ingeniería Industrial de la Universidad Politécnica de Madrid diferentes análisis que pivotan sobre productividad, grupo, trabajo en red, persona, habilidades y estructuras organizativas. Dentro del mismo, se identifican dos grandes usos y el segundo de ellos puede ser la gestión del estrés.

El estrés se produce cuando no se cumplen unas expectativas que nos hemos generado. Estas pueden ser de muchos tipos pero la que ahora nos interesa es la eficiencia laboral refiriéndonos a nuestro aprovechamiento del tiempo, a nuestra productividad.

Llegamos al trabajo por la mañana con la idea de terminar una serie de tareas, el famoso “To-Do” personal y si al final de la jornada no se han cubierto nuestras expectativas respecto al vaciado de esta lista (¿cuántas veces nos ha pasado esto?), decepción al canto. Y si se acumula la decepción, pues estrés porque tenemos un objetivo sostenido que no somos capaces de cumplir.

Las herramientas de control de tiempos pueden ser también una fuente de aprendizaje y de control del desbordamiento sobre todo en estratos organizativos donde los procesos estén menos pautados. Estos, normalmente situados en los puestos de más responsabilidad, pueden favorecerse de las lecciones aprendidas de contrastar la planificación personal apriorística de nuestra agenda con los ajustes realizados en el día a día. E igualmente ocurre con las personas que trabajan con los procesos más pautados comparando las tareas previstas en la planificación del proyecto con lo realmente ejecutado.

No tengo duda de que si nos dicen que hay algo que puede ayudarnos a luchar contra los “ladrones de tiempo” (reuniones, llamadas de teléfono y visitas no planificadas, correos,…), al menos, escucharíamos al que nos lo propone. Y quizás esa ayuda esté más cerca de nosotros de lo que pensamos.

 

Francisco José Fernández Ferreras, socio de proyectos de consultoría de Organización y Personas de everis Business Consulting. Contacta con Francisco José por Linkedin

1 comentario a esta entrada

  • Malika el 25 mayo, 2012 a las 6:39

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