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(R)evolución: cómo realizar la transición a S/4HANA

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17 de febrero de 2021

En cuanto a la adaptabilidad de las empresas tecnológicas, SAP ha demostrado ser una verdadera referencia. Desde la creación de aplicaciones para contabilidad financiera y gestión de inventario a principios de los años 70, pasando por ser uno de los primeros en adoptar nuevas tecnologías en los 2000, hasta estar actualmente a la delantera en cuanto a la creación de productos basados en IoT y blockchain.

En su continuo esfuerzo de ofrecer las mejores soluciones del mercado, SAP lanzó en 2015 S/4HANA, un sistema de ERP inteligente e integrado que corre en la base de datos in-memory, SAP HANA. Es importante entender que el cambio a S/4HANA no es solo una mejora técnica, sino que es un gran paso hacia convertirse en una empresa del futuro gracias a las muchas funciones digitales que S/4HANA trae consigo.

Para incentivar a las compañías a cambiarse a S/4HANA, SAP ha decidido interrumpir el soporte de SAP ECC a partir de 2025. Sin embargo, dada la complejidad de una migración exitosa hacia este nuevo sistema o la implementación de uno completamente nuevo, SAP ha anunciado recientemente que extenderá el mantenimiento de las aplicaciones principales del SAP Business Suite 7 hasta finales de 2027. Están ofreciendo también un mantenimiento opcional hasta finales de 2030.

Al usar las capacidades digitales de S/4HANA para transformar procesos de negocio las empresas se verán beneficiadas mediante un incremento en la  agilidad, mayor excelencia en la  ejecución, análisis de datos a tiempo real, automatización de procesos y acceso remoto e instantáneo desde donde se requiera. A esto hay que añadirle el enorme potencial que estas mejoras tienen con respecto a ahorrar en costes.

La transformación en sí es un desafío: el rediseño de procesos y el cambio de dirección añaden complejidad a unas tareas tecnológicas ya complicadas de por sí. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de abordar este cometido?

Los principales enfoques para implementar S/4HANA en cualquier empresa: Brownfield y Greenfield

La migración a S/4HANA se puede realizar de dos maneras: ya sea haciendo una nueva implementación, también conocida como “Greenfield”, o bien a través de la conversión de un sistema ya existente, llamado “Brownfield”. Asimismo, existe otro tipo de migración "selectiva", que es una transición de datos elegidos, que combina el enfoque Greenfield para los procesos que se tienen que transformar y el Brownfield para los trámites que se quieren preservar.

Las empresas interesadas en una migración completa de principio a fin de un ERP a S/4HANA tendrán que adoptar el método Greenfield. Por lo general es la opción más compleja, pero a su vez, la de mayor beneficio, ya que la implementación replantea desde cero todos los procesos empresariales e introduce innovación.

Por su lado, Brownfield es una actualización del sistema SAP ECC 6.x ya existente al S/4HANA. Normalmente, esta es la opción más rápida ya que mantiene la configuración preexistente, incluyendo todas las adaptaciones y el  histórico de datos, mientras que permite la conversión y la personalización al añadir innovaciones graduales a sus usuarios.

En everis consideramos ambas opciones como un avance significativo en el desarrollo de cualquier empresa pero al mismo tiempo insatisfactorias, dado que ponen el foco en las tareas más técnicas y no en la posibilidad de mejora de los procesos empresariales en sí mismos. Por tanto, hemos ampliado estos enfoques y hemos desarrollado un concepto más completo para mostrar el impacto que tendría este nuevo sistema en una entidad.

(R)evolución, la nueva implementación de procesos digitales superiores que revolucionará la manera en que la empresa funciona, y Evolución, el proceso por el que se mejorará continuamente el rendimiento de la organización en todos los niveles.

La (R)evolución

Una empresa lleva a cabo una (R)evolución cuando decide reestructurar de principio a fin sus procesos empresariales con especial atención en los objetivos de valor base y en usar nuevas herramientas digitales disponibles en S/4HANA y en el resto de paquete SAP para conseguirlo.

En la situación actual de incertidumbre y alta volatilidad post-COVID, las empresas necesitan agilidad y resiliencia en sus cadenas logísticas. Al mismo tiempo, tienen que ser más eficientes y rápidas en la detección de nuevas tendencias especialmente en las partes más administrativas, como en finanzas o recursos humanos. Otro punto es la claridad y flexibilidad en el asesoramiento al cliente que serán críticas en los procesos de ventas. Al fin y al cabo, eso lo tendrá que decidir cada empresa.

Los asesores y los directivos de las empresas serán los que van a definir los procesos de negocio, los sistemas de informes y gestión de alertas que finalmente se implementarán en el nuevo sistema, haciendo uso de las muchas herramientas que ofrecen S/4HANA y la suite SAP.

Al revolucionar sus procedimientos con la implementación de S/4HANA, las compañías no solo van a disfrutar de un progreso tecnológico, sino que también mejorarán su funcionamiento a nivel de empresa. Como consecuencia directa verán un aumento en productividad a corto y a largo plazo, así como procesos más ágiles y un ROI positivo.

Para lograr esto, una organización necesita comprender sus objetivos basados ​​en valores y diseñar procesos que los alienten. Luego, debe migrar de un ERP central a S/4HANA a través de un enfoque Greenfield, asegurando que esos objetivos basados ​​en valores se preserven y promuevan. Una estrategia activa de gestión del cambio debe respaldar esta transformación. Finalmente, necesita administrar la adopción posterior a S/4HANA nutriendo lo nuevo.

La Evolución

Una empresa lleva a cabo una Evolución cuando decide activar las herramientas que la migración tecnológica hacia el S/4HANA trae consigo, y entonces empieza su constante mejora en algunos de los procesos empresariales centrados en sus objetivos de valor base usando las nuevas técnicas que tienen el S/4HANA y el resto del paquete SAP.

En la primera fase de ejecución, un equipo de expertos gestiona la migración del sistema SAP ECC 6x ya existente a S/4HANA. Después de esto, la empresa puede comenzar a analizar los procesos uno por uno, empezando por los que traerán más valor a la compañía y comenzar así a aplicar los cambios a través de las nuevas herramientas disponibles.

Este camino es menos estresante que una implementación a gran escala, pero la rehabilitación deberá ser compatible con el viejo sistema y pospondrá la renovación de los procesos pendientes durante un tiempo.

Al evolucionar con la implementación del S/4HANA, las empresas no sólo se actualizarán desde un punto de vista tecnológico, sino que también mejorarán en su manera de funcionar. La consecuencia directa a largo plazo es un aumento en la productividad, así como procesos más ágiles y una reducción de costes. La rentabilidad a corto plazo de la inversión en este tipo de migración no es el principal objetivo ya que no suele ser significativa, pero cuando se analicen los procesos empresariales uno por uno de forma progresiva, se verá el incremento del rendimiento. Por esta razón es importante tener una visión amplia y exhaustiva a la hora de definir y analizar cada caso.

Para llegar a conseguir una migración completa y efectiva, la empresa tiene que entender sus objetivos de valor base y priorizar qué modo de transformación adoptar. Entonces, se debe migrar de un ERP a un S/4HANA a través de un enfoque Brownfield y para terminar, se tiene que adaptar esa transformación, proceso a proceso, asegurando que se cumplen todos las metas.

Apoyamos las empresas durante su proceso de evolución

Escoger una (R)evolución o una Evolución, decidir los objetivos de valor base, priorizar procesos o rediseñarlos basándose en nuevas herramientas digitales no es tarea fácil.

En un intento de facilitar la transformación y mitigar los riesgos asociados, hemos creado un programa para ayudar a las empresas en su camino hacia el S/4HANA.

Nuestra solución para minimizar riesgos y anticipar posibles problemas se llama Readiness Assessment y forma parte de un programa completo, que contiene diferentes servicios creados para ayudar a nuestros clientes y evitar contratiempos en la migración a su nuevo sistema. El objetivo es apoyar a las empresas en los 3 pasos del proceso:

  • Antes de empezar la transformación, se mide el estado del actual sistema para entender los objetivos de valor base, se evalúa el impacto de la nueva solución, analizando la estrategia (R)evolución y definiendo el mapa de ruta de la transformación
  • Durante la migración o la implementación, dando apoyo constante
  • Después del cambio completo a S/4HANA, el cliente puede escoger si quiere incluir sesiones de evaluación de calidad periódica para el seguimiento de los objetivos y mejora continua.

Un sistema como S/4HANA ayudará a que los procesos sean ágiles y, por lo tanto, más eficientes, reduciendo los costos en toda la organización. Para cualquier entidad que busque convertirse en una empresa del futuro, la implementación de S/4HANA es una necesidad.

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