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Más allá de Microsoft Teams, ¿cómo obtener más valor de Office 365?

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15 de octubre de 2020

La necesidad de trabajar en remoto ha acelerado el despliegue y adopción de herramientas de colaboración y comunicación en un gran número de organizaciones y empresas. En este escenario, la plataforma de Microsoft Office 365 se ha situado como una de las soluciones líderes en este ámbito, tanto por número de usuarios activos como por alto valor del ecosistema de aplicaciones ofrecidas.

Microsoft Teams y su capacidad para conectarnos y realizar reuniones en línea ha servido en muchos casos como piloto de la adopción del resto de la suite de Microsoft. En el caso de no pocos profesionales, Teams ha conseguido convertirse en la principal herramienta por uso, desplazando en muchos casos al correo electrónico y seguido a mucha distancia de intranets y el resto de las herramientas corporativas. En este nuevo contexto, las compañías que han optado por esta plataforma se preguntan cómo podemos aprovechar la actual inercia del uso de estas herramientas y utilizar el resto de las capacidades de Office 365, en muchos casos desconocidas, para dar respuesta a los nuevos retos corporativos que se presentan:

  • ¿Cómo adaptar mis dinámicas de colaboración, comunicación y liderazgo a la nueva situación?
  • ¿Cómo favorecer modelos híbridos de trabajo en la oficina o en casa sin perder, e incluso, ganando productividad?
  • ¿Cómo detectar, desarrollar y retener talento en este nuevo escenario de trabajo flexible?
  • ¿Cómo transformar digitalmente mis procesos de negocio aumentando la eficiencia?
  • ¿Cómo realizar todo este proceso de manera segura y flexible, manteniendo el cumplimiento de las políticas corporativas y minimizando el riesgo?

En everis, de cara a dar respuesta a estas preguntas y fijando como objetivo el aumentar los beneficios y el impacto positivo en negocio de Office 365 en nuestra organización, se ha desarrollado una metodología basada en tres grandes bloques o pasos:

  1. Definición de la estrategia de uso, donde se analiza en el tipo de perfiles de usuarios para cada organización, así como sus requerimientos. Se conforman así los casos de uso a desarrollar y los KPI’s que debemos cumplir para tener éxito en nuestras iniciativas.
  2. Análisis y adaptación de herramientas: Una vez definidos los casos de uso, el siguiente paso es analizar las diferentes herramientas de Office 365 y seleccionar aquellas que mejor puedan cubrir estos casos de uso. Asimismo, dependiendo de la complejidad, se estudia si es necesario adaptar, extender o modelarlas para cubrir funcionalmente las necesidades. Como resultado de este ejercicio se define el modelo corporativo de gobierno de la plataforma, que debe asegurar el cumplimiento de las normativas y políticas de nuestra organización al uso que vamos a necesitar de las aplicaciones.
  3. Desarrollo de una estrategia de adopción, donde se incluyan las formaciones necesarias, así como la identificación de aquellos perfiles y roles clave que nos van a ayudar en nuestra implantación. Como parte de esta estrategia, el seguimiento de las iniciativas nos permite priorizarlas, reforzarlas o adaptarlas según la adopción que vayan teniendo en los usuarios y los KPI’s previamente acordados

Aplicando esta metodología a empresas que han realizado una apuesta por Office 365 y Microsoft Teams, en everis hemos conseguido grandes resultados en áreas como, por ejemplo:

  • Comunicación corporativa 100% personalizada, de forma que los empleados tengan acceso tanto a la información estratégica de la compañía como a la de sus propios ámbitos de su interés. Cada empleado puede suscribirse a grupos o áreas de conocimiento en base a sus rol o función para estar siempre al día de aquello que les es más relevante.
  • Mejora de la colaboración basada en Microsoft TEAMS, convirtiendo los grupos de trabajo de TEAMS en comunidades compartidas por el resto de organización, donde los empleados pueden estar informados y aportar conocimiento. De la misma forma, la información compartida en los TEAMS alimenta las comunidades y permite a los empleados acceder de una manera rápida y transversal al contenido de los diferentes grupos que pertenece.
  • Aplicación de prácticas agile en nuestros procesos de negocio, agrupando a los diferentes grupos (tribus, guilds, chapters,…) en comunidades corporativas donde sus miembros pueden compartir iniciativas, alinearse en la estrategia a seguir y compartir con el resto de la organización los temas más relevantes.
  • Mejora del acceso a los procesos de negocio, en muchos casos acercándolos al empleado mediante la integración en Microsoft Teams o con asistentes conversacionales. En el caso que el proceso necesite una gestión de peticiones o integración con otras herramientas podemos utilizar las capacidades de PowerPlatform para desarrollar una solución completa e integrada, y en un tiempo muy reducido.
  • Creación de un buscador de conocimiento, basado tanto en información estructurada como no estructurada disponible en nuestra empresa. Mediante el uso de inteligencia artificial podemos promover y recomendar resultados en base al perfil de empleado que está utilizando la aplicación.

El registro y explotación de los datos de comportamiento de nuestros usuarios, además, nos permite conocer el grado de uso de la plataforma, qué iniciativas están teniendo mejor adopción o qué contenidos o compañas son los que generan más interés en nuestros usuarios. Con el resultado del análisis de estos datos podemos definir o replantear estrategias en base a los objetivos que nos hemos marcado.

En muchas de estas situaciones, en everis contamos con productos que pueden acelerar la resolución de casos de uso, reduciendo el tiempo y esfuerzo y aumentado de forma significativa la experiencia del empleado:

  • TŌGŌ (www.everistogo.com), es un producto desarrollado sobre la base de Office 365, completamente alineado con el roadmap de Microsoft y que permite transformar la manera como nuestros usuarios comunican, colaboran, conectan y comparten información.
  • Knowler (www.everisknowler.com) es la herramienta de gestión de conocimiento basada en inteligencia artificial, que extrae la información y la transforma en conocimiento, acercándolo a los empleados que lo necesitan y en el momento adecuado.
  •  EVA (www.eva.bot) es la arquitectura cognitiva para asistentes virtuales de empleado. Esta herramienta soporta un entrenamiento para múltiples canales, ahorrando tiempo y costes de desarrollo.

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